1. Zielsetzung und Anwendungsbereich

Der Dana Incorporated ist es wichtig, dass sich unsere Zulieferer an Mindeststandards, in Bezug auf Umgang und Entlohnung ihrer Beschäftigten sowie Vorgaben und Grenzwerte im Sinne des Umweltschutzes, halten bzw. es in diesen Bereichen zu keinen systematischen Rechtsverstößen kommt. Dabei ist für die Dana Incorporated Transparenz unerlässlich, um menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken bzw. Verstöße, Korruption sowie sonstige Rechtsverstöße möglichst frühzeitig zu erkennen. Diese Kenntnis ermöglicht, wirksame Abhilfe- und Präventionsmaßnahmen zu ergreifen und Schäden zu verhindern oder zu minimieren.

Deutschland ist innerhalb der Dana Incorporated ein bedeutender Standort, weshalb im Anschluss an eine Risikobetrachtung die Entscheidung getroffen wurde für die deutschen Gesellschaften ein separates Verfahren für Beschwerdeführer einzuführen um a) den Anforderungen des LkSG passgenauer entsprechen zu können und b) Beschwerden mit lokalem Bezug und unter Würdigung der in Deutschland geltenden Gesetze sowie üblichen Normen und Gepflogenheiten bewerten sowie behandeln zu können.
Das Beschwerdeverfahren richtet sich an Geschäftspartner, Anwohner und sonstige Stakeholder der deutschen Gesellschaften der Dana Incorporated  sowie Geschäftspartner, Anwohner, Beschäftige und sonstige Stakeholder von unseren Zulieferern.

Verfahrensordnung für folgende Gesellschaften:

Dana Investment GmbH, Reinzstraße 3-7, 89233 Neu-Ulm

Spicer Gelenkwellenbau GmbH, Westenhof 5 – 9, 45143 Essen

Spicer Gelenkwellenbau GmbH, II. Schnieringstraße 49, 45329 Essen

Dana Cologne Technology Center GmbH, Horbeller Str. 19, 50858 Köln

Dana Motion Systems Deutschland GmbH, Werner-Reimers-Straße 6, 61352 Bad Homburg

REINZ-Dichtungs-GmbH, Reinzstraße 3-7, 89233 Neu-Ulm

Dana SAC Germany GmbH, Benzstraße 7, 82291 Mammendorf

2. Compliance-Ombudsperson

Dana Incorporated hat die arbeitgeber ruhr GmbH mit der Gestellung einer Compliance-Ombudsperson beauftragt.

Postalische Anschrift:

Persönlich/Vertraulich

arbeitgeber ruhr GmbH

Andreas Reinke (Compliance-Ombudsmann)

Königsallee 67

44789 Bochum

Telefon:    0234 / 588 77 27 27

Herr Reinke und seine Kollegen administrieren die folgend dargestellten Melde-/ Beschwerdekanäle und nehmen die dort eingehenden Beschwerden und Hinweise entgegen.

3. Melde-/ Beschwerdekanäle

Für die Übermittlung von Beschwerden (bzw. Hinweisen) können die folgenden Kanäle genutzt werden:

• Wire: @beschwerdeverfahren.arbeitgeber.ruhr
  Sie können die Wire-App (https://wire.com/de/ bzw. im App Store: Wire • Secure Messenger) kostenlos auf Ihren PC oder Ihr Smartphone laden. Für die Erstellung eines privaten Wire-Kontos ist eine E-Mail-Adresse – nicht Ihre Telefonnummer – erforderlich. Somit ist es der Compliance-Ombudsperson nicht möglich, Sie durch Ihre Telefonnummer auf anderen Messengern oder Social-Media zu identifizieren. Ihre E-Mail-Adresse wird uns nicht offengelegt. Bitte wählen Sie Name und Benutzername so, dass man Sie nicht identifizieren kann. Wire hat seinen Hauptsitz in der Schweiz und setzt nur Unterauftragnehmer (Rechenzentren) in der EU ein. Der Quellcode ist öffentlich einsehbar und die Kommunikation unterliegt einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE).
• Meldeformular auf dieser Seite:
  Dieses bietet Ihnen eine Struktur bei der Abgabe einer vollständigen Beschwerde / Meldung in Textform. Die Übermittlung von Anhängen ist aus Gründen der IT-Sicherheit nicht möglich (hierfür bitte Wire nutzen oder Dokumente per Post zusenden). Achtung: Wir können Sie nur dann über das Verfahren auf dem Laufenden halten, wenn Sie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben.

4. Verfahrensgrundsätze und Ablauf des Melde-/ Beschwerdeverfahrens

Die Bearbeitung eingehender Meldungen erfolgt nach dem nachstehend definierten Prozess. Der Fachbereich Recht und Compliance ist in Abstimmung mit der Compliance-Ombudsperson für die Bearbeitung eingehender Hinweise und Beschwerden zuständig. Die mit Beschwerden befassten Beschäftigen wurden von Dana Incorporated bzw. den in der Tabelle aufgeführten Gesellschaften verpflichtet und berechtigt, ihre Tätigkeit unabhängig, weisungsungebunden und unparteilich nach den Grundsätzen der Vertraulichkeit und Sorgfältigkeit auszuüben. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

• Eingang der Meldung und Eingangsbestätigung
  Beschwerdeführende bzw. hinweisgebende Personen erhalten innerhalb von 7 (sieben) Tagen durch die Compliance-Ombudsperson eine Bestätigung über den Eingang der Beschwerde bzw. Meldung, sofern und soweit eine Kontaktmöglichkeit besteht bzw. korrekt angegeben wurde.
• Eingangsprüfung
  Zu Beginn des Verfahrens wird geprüft, ob der gemeldete Sachverhalt in den sachlichen Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes fällt. Ist dies nicht der Fall, wird die Meldung nicht über das Beschwerdeverfahren bearbeitet und das Verfahren endet.
• Klärung und Untersuchung des Sachverhaltes
  Bei begründeten und nachvollziehbaren Anhaltspunkten für einen Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften oder für Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten oder Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken werden die die im konkreten Fall erforderlichen Folgemaßnahmen ergriffen.
  Es wird eine interne Untersuchung mit dem Ziel eingeleitet, festzustellen, ob ein Verstoß und/ oder Risiken vorliegen. Im Rahmen der Untersuchung wird der Sachverhalt weiter ermittelt und ggf. wird mit der die Beschwerde führenden bzw. der den Hinweis gebenden Personen der Inhalt der Meldung erörtert, um ein besseres Verständnis des Sachverhalts zu gewinnen. Dies geschieht grundsätzlich zunächst über die Compliance-Ombudsperson.
  Die Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen oder Unternehmen, die Gegenstand einer Beschwerde (bzw. eines Hinweises) sind, kann erforderlich werden. Dabei wird, sofern hinderlich für die Aufklärung, grundsätzlich über das Vorliegen einer Beschwerde bzw. eines Hinweises informiert und zur Stellungnahme aufgefordert. Dabei werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um die Identität von beschwerdeführenden Personen zu schützen.
• Kommunikation mit Beschwerdeführenden bzw. hinweisgebenden Personen
  Nach der Eingangsbestätigung wird erforderlichenfalls und soweit möglich Kontakt zu Beschwerdeführenden bzw. hinweisgebenden Personen aufgenommen, um weitere Informationen zu erhalten und den Sachverhalt zu erörtern. Diese erhalten grundsätzlich binnen drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung zu den Folgemaßnahmen.
• Abhilfemaßnahmen
  Bei Verstößen durch Zulieferer können zu den angemessenen Maßnahmen zusätzliche Kontrollen und Audits wie auch die vorübergehende oder dauerhafte Beendigung der Geschäftsbeziehung gehören. Verstöße bei den am Verfahren teilnehmenden Gesellschaften sind umgehend abzustellen und Risiken werden dokumentiert behandelt. Sofern andere Gesellschaften der Dana Incorporated betroffen sind, wird bei diesen auf eine Abstellung der Verstöße hingewirkt. Die Erkenntnisse aus dem Verfahren werden ebenfalls dafür genutzt, bestehende Arbeits- und Compliance-Prozesse zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen und zu optimieren und erforderlichenfalls auch weitere Präventivmaßnahmen zu implementieren.
• Abschluss des Verfahrens
  Die Untersuchung der Meldung kann aus verschiedenen Gründen beendet werden:
  • Der Hinweis oder die Beschwerde fällt nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.
  • Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften sowie auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten wurden a) nicht bestätigt oder b) durch die ergriffenen Abhilfemaßnahmen behoben.

Beschwerdeführende bzw. hinweisgebenden Personen erhält innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine qualifizierte Rückmeldung über den Stand bzw. den Abschluss des Verfahrens, sofern und soweit eine Kontaktmöglichkeit besteht. Die Rückmeldung umfasst grundsätzlich die Mitteilung, aus welchem Grund das Verfahren beendet wurde. Im Rahmen des rechtlich Zulässigen werden Informationen zu geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen erteilt.

5. Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens und der Verfahrensordnung

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens sowie dieser Verfahrensordnung wird alle zwei Jahre durch die Compliance-Ombudsperson und die Dana Incorporated bewertet und darüber hinaus anlassbezogen überprüft. Erforderlichenfalls werden das Beschwerdeverfahren und die Verfahrensordnung der angepasst. Selbes gilt auch in Bezug auf gesetzliche Änderungen, die Auswirkungen auf das Beschwerdeverfahren haben.