Beschwerdeverfahren
der KG Deutsche Gasrußwerke GmbH & Co
Diese Seite dient der Beschreibung des Verfahrens. Sie erfahren, wie Sie eine Beschwerde nach dem LkSG einreichen können bzw. können Sie direkt auf dieser Seite eine Beschwerde einzureichen.
Durch „Senden“ bestätigen Sie, dass Sie die untenstehende Verfahrensordnung gelesen haben und der Sachverhalt nach Ihrem besten Wissen zutreffend dargelegt wurde.
Verfahrensordnung über den Umgang mit Beschwerden (bzw. Hinweisen) nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
bei KG Deutsche Gasrußwerke GmbH & Co
1. Zielsetzung und Anwendungsbereich
Als innovatives mittelständisches Unternehmen der Spezialchemie ist es uns wichtig, dass sich unsere Zulieferer zumindest an die Mindeststandards in Bezug auf Umgang und Entlohnung ihrer Beschäftigten sowie Vorgaben und Grenzwerte im Sinne des Umweltschutzes halten.
Für die KG Deutsche Gasrußwerke GmbH & Co ist hier Transparenz unerlässlich, um menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken bzw. Verstöße, Korruption sowie sonstige Rechtsverstöße möglichst frühzeitig zu erkennen. Diese Kenntnis ermöglicht, wirksame Abhilfe- und Präventionsmaßnahmen zu ergreifen und Schäden zu verhindern oder zu minimieren.
Das Beschwerdeverfahren richtet sich an Geschäftspartner, Anwohner und sonstige Stakeholder der KG Deutsche Gasrußwerke GmbH & Co sowie Geschäftspartner, Anwohner, Beschäftige und sonstige Stakeholder von unseren Zulieferern.
2. Compliance-Ombudsperson
Die KG Deutsche Gasrußwerke GmbH & Co hat die arbeitgeber ruhr GmbH mit der Gestellung einer Compliance-Ombudsperson beauftragt.
Postalische Anschrift:
Persönlich/Vertraulich
arbeitgeber ruhr GmbH
Dirk Grützner (Compliance-Ombudsmann)
Königsallee 67
44789 Bochum
Telefon: 0234 / 588 77 27 26
Herr Grützner und seine Kollegen administrieren die folgend darstellten Melde-/ Beschwerdekanäle und nehmen die dort eingehenden Beschwerden und Hinweise entgegen.
3. Melde-/ Beschwerdekanäle
Für die Übermittlung von Beschwerden (bzw. Hinweisen) können die folgenden Kanäle genutzt werden:
- Wire: @beschwerdeverfahren.arbeitgeber.ruhr
Sie können die Wire-App (https://wire.com/de/) kostenlos auf Ihren PC oder Ihr Smartphone laden. Für die Erstellung eines privaten Wire-Kontos ist eine E-Mail-Adresse – nicht Ihre Telefonnummer – erforderlich. Somit ist es der Compliance-Ombudsperson nicht möglich, Sie durch Ihre Telefonnummer auf anderen Messengern oder Social-Media zu identifizieren. Ihre E-Mail-Adresse wird uns nicht offengelegt. Bitte wählen Sie Name und Benutzername so, dass man Sie nicht identifizieren kann. Wire hat seinen Hauptsitz in der Schweiz und setzt nur Unterauftragnehmer (Rechenzentren) in der EU ein. Der Quellcode ist öffentlich einsehbar und die Kommunikation unterliegt einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE). - Meldeformular auf dieser Seite:
Dieses bietet Ihnen eine Struktur bei der Abgabe einer vollständigen Beschwerde / Meldung in Textform. Die Übermittlung von Anhängen ist aus Gründen der IT-Sicherheit nicht möglich (hierfür bitte Wire nutzen oder Dokumente per Post zusenden). Achtung: Wir können Sie nur dann über das Verfahren auf dem Laufenden halten, wenn Sie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben.
4. Verfahrensgrundsätze und Ablauf des Melde-/ Beschwerdeverfahrens
Die Bearbeitung eingehender Meldungen erfolgt nach dem nachstehend definierten Prozess. Der Fachbereich Recht und Compliance ist für die Bearbeitung eingehender Hinweise und Beschwerden zuständig. Die mit Beschwerden befassten Beschäftigen wurden von der Geschäftsführung verpflichtet und berechtigt, ihre Tätigkeit unabhängig, weisungsungebunden und unparteilich nach den Grundsätzen der Vertraulichkeit und Sorgfältigkeit auszuüben. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
- Eingang der Meldung und Eingangsbestätigung
Beschwerdeführende bzw. hinweisgebende Personen erhalten innerhalb von 7 (sieben) Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Beschwerde bzw. der Meldung, sofern und soweit eine Kontaktmöglichkeit besteht bzw. korrekt angegeben wurde. - Eingangsprüfung
Zu Beginn des Verfahrens wird geprüft, ob der gemeldete Sachverhalt in den sachlichen Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes fällt. Ist dies nicht der Fall, wird die Meldung nicht über das Beschwerdeverfahren bearbeitet und das Verfahren endet. - Klärung und Untersuchung des Sachverhaltes
Bei begründeten und nachvollziehbaren Anhaltspunkten für einen Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften oder für Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten oder Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken werden die erforderlichen Folgemaßnahmen ergriffen.
Es wird eine interne Untersuchung mit dem Ziel eingeleitet, festzustellen, ob ein Verstoß und/ oder Risiken vorliegen. Im Rahmen der Untersuchung wird der Sachverhalt weiter ermittelt und ggf. wird mit der die Beschwerde führenden bzw. der den Hinweis gebenden Personen der Inhalt der Meldung erörtert, um ein besseres Verständnis des Sachverhalts zu gewinnen. Dies geschieht grundsätzlich zunächst über die Compliance-Ombudsperson.
Die Kontaktaufnahme zu betroffenen Personen oder Unternehmen, die Gegenstand einer Beschwerde (bzw. eines Hinweises) sind, kann erforderlich werden. Dabei wird, sofern hinderlich für die Aufklärung, grundsätzlich über das Vorliegen einer Beschwerde bzw. eines Hinweises informiert und zur Stellungnahme aufgefordert. Dabei werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um die Identität von beschwerdeführenden Personen zu schützen. - Kommunikation mit Beschwerdeführenden bzw. hinweisgebenden Personen
Nach der Eingangsbestätigung wird erforderlichenfalls und soweit möglich Kontakt zu Beschwerdeführenden bzw. hinweisgebenden Personen aufgenommen, um weitere Informationen zu erhalten und den Sachverhalt zu erörtern. Diese erhalten grundsätzlich binnen drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung zu den Folgemaßnahmen. - Abhilfemaßnahmen
Bei Verstößen durch Zulieferer können zu den angemessenen Maßnahmen zusätzliche Kontrollen und Audits wie auch die vorübergehende oder dauerhafte Beendigung der Geschäftsbeziehung gehören.
Verstöße bei der KG Deutsche Gasrußwerke GmbH & Co sind umgehend abzustellen und Risiken werden dokumentiert behandelt. Die Erkenntnisse aus dem Verfahren werden ebenfalls dafür genutzt, bestehende Arbeits- und Compliance-Prozesse zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen und zu optimieren und erforderlichenfalls auch weitere Präventivmaßnahmen zu implementieren. - Abschluss des Verfahrens
Die Untersuchung der Meldung kann aus verschiedenen Gründen beendet werden:- Der Hinweis oder die Beschwerde fällt nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes,
- Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften sowie auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten wurden a) nicht bestätigt oder b) durch die ergriffenen Abhilfemaßnahmen behoben.
Die eine Beschwerde führenden bzw. hinweisgebenden Personen erhält innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine qualifizierte Rückmeldung über den Stand bzw. den Abschluss des Verfahrens, sofern und soweit eine Kontaktmöglichkeit besteht. Die Rückmeldung umfasst grundsätzlich die Mitteilung, aus welchem Grund das Verfahren beendet wurde. Im Rahmen des rechtlich Zulässigen werden Informationen zu geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen erteilt.
Die Dokumentation über die Behandlung einer konkreten Beschwerde wird nach Abschluss des Verfahrens für drei Jahre gespeichert, um die ordnungsgemäße Durchführung gegebenenfalls ggü. Behörden und Justiz belegen zu können.
5. Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens und der Verfahrensordnung
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens sowie dieser Verfahrensordnung werden jährlich durch die Compliance-Ombudsperson darüber hinaus anlassbezogen überprüft. Erforderlichenfalls werden das Beschwerdeverfahren und die Verfahrensordnung der KG Deutsche Gasrußwerke GmbH & Co angepasst.