Beschwerdeverfahren LkSG - www.compliance.ruhr

Das Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Das Video vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) erklärt die Hauptpunkte des Gesetzes und wie diese von Unternehmen umgesetzt werden können.

Das Lieferkettengesetz

Ziel dieses Gesetzes ist, den Schutz der Menschenrechte und der Umwelt in globalen Lieferketten zu verbessern. Die Einhaltung grundlegender Menschenrechtsstandards (z.B. Verbot von Kinder- und Zwangsarbeit) sowie zentraler Umweltstandards (z.B. Verbot der Verunreinigung von Trinkwasser) stehen dabei im Mittelpunkt.

Die Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass in ihren Lieferketten die Menschenrechte und Umweltstandards eingehalten werden.

Das Gesetz legt klare und umsetzbare Anforderungen für die Sorgfaltspflichten von Unternehmen fest und schafft Rechtssicherheit für Unternehmen und Betroffene.

Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)

Für wen gilt das Gesetz?

Der Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) erstreckt sich auf Unternehmen (auch Konzerntochter) mit Sitz in Deutschland, die eine bestimmte Größe erreichen.

Das Gesetz betrifft in der Regel große Unternehmen. Seit 01.01.2023 sind Unternehmen mit mehr als 3.000 Arbeitnehmern betroffen. Allerdings sinkt der Schwellwert ab dem 01.01.2024, sodass auch dann Unternehmen mit 1.000 Arbeitnehmern betroffen sind.

Welche Branchen sind betroffen?

Der Anwendungsbereich des LkSG ist nicht branchenspezifisch. Es gilt für alle Branchen.

Wo gilt das Gesetz?

Das LkSG gilt nicht nur für Aktivitäten, die in Deutschland stattfinden, sondern auch für die Aktivitäten und Lieferketten der betroffenen Unternehmen im Ausland. Das bedeutet, dass deutsche Unternehmen auch für Menschenrechtsverletzungen oder Umweltauswirkungen in ihren globalen Lieferketten verantwortlich gemacht werden können. Bei ausländischen Konzerngesellschaften angestellte Arbeitnehmer werden allerdings nicht in den obigen Schwellwert eingerechnet.

Warum ist Sorgfalt in der Lieferkette wichtig?

Der unternehmerischen Verantwortung gerecht werden
Einhalten von Menschenrechten und Umweltschutz
Zunehmend auch Wettbewerbsfaktor
Zulassung zur Auftragsvergabe, Einlistungsprozesse
Planungssicherheit und Risikominimierung
Marktposition, Innovation und Stärkung einer Vorreiterrolle

Was müssen Unternehmen tun, um das Gesetz einzuhalten?

Die Einführung eines Risikomanagement-Systems, um Menschenrechtsverletzungen und Umweltschädigungen in ihren Lieferketten zu identifizieren und zu verhindern.
Die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens, über das sich Betroffene an die Unternehmen wenden können
Die regelmäßige (mindestens einmal jährliche) Dokumentation und Veröffentlichung der vom Unternehmen durchgeführten Sorgfaltsmaßnahmen in der Lieferkette.

Das Beschwerdeverfahren als Teil der Sorgfaltspflichten

Erfüllen Sie Ihre Verpflichtungen gemäß dem LkSG mit unserer vorgefertigten Umsetzungslösung zum Beschwerdeverfahren

Unsere Leistungen für Ihr Unternehmen:

Wir bieten umfassende Beratungsdienstleistungen zur erfolgreichen Implementierung eines Beschwerdeverfahrens gemäß dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Mit unserer Expertise unterstützen wir Sie dabei, die Sorgfaltspflichten in Ihren globalen Lieferketten zu erfüllen und sicherzustellen, dass Menschenrechte und Umweltauflagen respektiert werden. Dabei richten wir uns vor allem an Unternehmen die aufgrund Ihrer Mitarbeiterzahl eigentlich nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen aber Zulieferer nach dem LkSG verpflichteter Unternehmen sind oder Meldewege für Mitarbeiter und außenstehende Hinweisgeber im Anforderungskatalog eines Lieferantenaudits oder von Großkunden gewünschten Zertifizierung stehen.

Unsere Leistungen im Detail:

Beratung zur Implementierung

Wir helfen Ihnen bei der Entwicklung und Umsetzung eines effektiven Beschwerdeverfahrens, das den Anforderungen des LkSG entspricht. Unser maßgeschneiderter Ansatz gewährleistet die optimale Integration des Verfahrens in Ihre Unternehmensstruktur.

Bereitstellung einer Beschwerdestelle

Wir richten eine spezielle Beschwerdestelle für Ihr Unternehmen ein. Hier können Beschwerden sicher und vertraulich eingereicht werden, und wir gewährleisten den Schutz der Identität der Beschwerdeführenden.

Informationsmaterial

Wir erstellen leicht verständliche Informationsmaterialien für Ihre Mitarbeiter und Stakeholder, um das Bewusstsein für das Beschwerdeverfahren und die Sorgfaltspflichten in Lieferketten zu erhöhen

Verfahrensbeschreibung

Wir entwickeln klare und transparente Verfahrensbeschreibungen, die die Einreichung und Bearbeitung von Beschwerden detailliert erklären. Dies erleichtert den Beschwerdeführenden den Prozess und stellt sicher, dass alles gemäß den gesetzlichen Anforderungen abläuft.

Beschwerdemechanismen im LkSG Einreichung einer Beschwerde Untersuchung und Reaktion auf Beschwerden Schwierigkeiten bei der Umsetzung des Beschwerdeverfahrens Maßnahmen zur wirksamen Implementierung eines Beschwerdeverfahrens

Zugänglichkeit und Transparenz des Beschwerdeverfahrens:

Das LkSG legt großen Wert auf die Zugänglichkeit und Transparenz der Beschwerdemechanismen. Unternehmen sind verpflichtet, Informationen über diese Verfahren leicht zugänglich zu machen, sowohl für ihre Mitarbeiter als auch für externe Parteien.
Dies kann beispielsweise durch die Veröffentlichung von klaren Anleitungen zur Einreichung von Beschwerden auf der Unternehmenswebsite oder in anderen relevanten Dokumenten erfolgen. Die Informationen sollten in verständlicher Sprache verfasst sein und für betroffene Personen leicht verfügbar sein.
Transparenz bedeutet auch, dass Unternehmen über den Fortschritt und die Ergebnisse von Beschwerdeverfahren berichten sollten, ohne dabei personenbezogene Daten oder andere vertrauliche Informationen preiszugeben. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen von Stakeholder des Unternehmens (u.a. Großkunden) in den Prozess zu stärken.

Form und Inhalt der Beschwerde:

Die Form einer Beschwerde ist nicht festgelegt, somit haben die verpflichtet Unternehmen Spielraum, ob die Beschwerde in schriftlicher und / oder mündlicher Form eingereicht werden kann. Allerdings müssen die Beschwerdewege gewählt werden, dass relevante Zielgruppen dies realistischerweise nutzen können.

Beschwerden sollten so detailliert und präzise wie möglich sein. Sie sollte nach Möglichkeit die folgenden Informationen enthalten:

Eine genaue Beschreibung des behaupteten Verstoßes gegen die Sorgfaltspflichten im LkSG.
Angaben zur Identität des Beschwerdeführers oder der Organisation, die die Beschwerde einreicht.
Wenn möglich, Angaben zur Identität des betroffenen Unternehmens oder der betroffenen Lieferkette.
Datum und Ort des behaupteten Verstoßes.
Jedwede Beweise, Dokumentation oder Informationen, die den Verstoß belegen könnten.

Entsprechend sollten das Verfahren und die verfügbaren Informationen für Beschwerdeführer gestaltet sein.

Fristen für die Einreichung

Das LkSG legt keine spezifischen Fristen für die Einreichung von Beschwerden fest. In der Regel sollte jedoch eine Beschwerde so schnell wie möglich eingereicht werden, nachdem der Beschwerdeführer von dem behaupteten Verstoß erfahren hat. Eine zeitnahe Einreichung kann dazu beitragen, dass die Untersuchung effektiver ist, indem relevante Beweise und Informationen leichter verfügbar / bzw. noch nicht vernichtet wurden.
Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass sie angemessene Verfahren und Fristen für die Behandlung von Beschwerden in ihrem Beschwerdemanagementsystem festlegen, um sicherzustellen, dass Beschwerden schnell und umfassend untersucht werden.

Prüfung und Validierung von Beschwerden:

Nachdem eine Beschwerde eingereicht wurde, ist es Aufgabe des Unternehmens, die Beschwerde auf Zuständigkeit zu prüfen, ob der Sachverhalt eine Verletzung menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten darstellt und ob diese einem Zulieferer zuzuschreiben wäre.
Dann folgt die eigentliche Validierung des Sachverhalts; diese sollte möglichst unabhängig und neutral erfolgen, um sicherzustellen, dass die Untersuchung nicht durch Interessenkonflikte beeinflusst wird.
Eine transparente Dokumentation des Prüfprozess ist wichtig, um Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit sicherzustellen.

Kommunikation mit betroffenen Unternehmen:

Wenn die Beschwerde als gültig erachtet wird und Anzeichen für einen Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten des LkSG vorliegen, sollte das gegenständliche Unternehmen in angemessener Weise über die Beschwerde informiert werden.
Die Kommunikation mit betroffenen Unternehmen sollte respektvoll und sachlich sein. Es sollte eine Möglichkeit zur Stellungnahme und zur Bereitstellung zusätzlicher Informationen gegeben werden.
Die Kommunikation sollte auch Informationen über mögliche Maßnahmen zur Behebung des Verstoßes enthalten.

Maßnahmen zur Behebung von Verstößen:

Wenn ein Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten des LkSG festgestellt wird, ist das betroffene Unternehmen verpflichtet, angemessene Maßnahmen zur Behebung des Verstoßes zu ergreifen.
Diese Maßnahmen können vielfältig sein und hängen von der Art des Verstoßes ab. Sie reichen von der Korrektur von Arbeitspraktiken bis hin zur Verbesserung von Umweltschutzmaßnahmen.
Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass ähnliche Verstöße in der Zukunft vermieden werden und dass die Sorgfaltspflichten des LkSG erfüllt werden.

Fristen für die Reaktion auf Beschwerden:

Das LkSG legt keine spezifischen Fristen für die Reaktion auf Beschwerden fest. Dennoch ist es wichtig, dass Unternehmen angemessene Verfahren und Fristen für die Bearbeitung von Beschwerden in ihrem Beschwerdemanagementsystem festlegen.
Eine zeitnahe Reaktion ist in der Regel wünschenswert, da dies dazu beiträgt, das Vertrauen der Beschwerdeführer und anderer Stakeholder zu erhalten.

Schwierigkeiten bei der Umsetzung des Beschwerdeverfahrens nach dem LkSG

Mangelnde Kenntnis und Bewusstsein: Einige Menschen in der Lieferkette, insbesondere Arbeitnehmer mit geringer Schulbildung, Lesefähigkeiten und Sprachkenntnissen sind möglicherweise nicht ausreichend über ihre Rechte und die Möglichkeit informiert, Beschwerden gemäß dem LkSG einzureichen. Dies kann die Nutzung des Beschwerdeverfahrens behindern.
Fehlende Vertraulichkeit und Angst vor Repressalien: Potentiell Beschwerdeführende bei Zulieferern / Produzenten können aus Angst vor Repressalien oder Diskriminierung durch ihren Arbeitgeber (Arbeitnehmer sind in anderen Ländern im Kündigungsfall oftmals schlechter geschützt und abgesichert als in Deutschland). zögern Beschwerden einzureichen.
Komplexe Lieferketten: In globalen Lieferketten kann es schwierig sein, den genauen Standort von Verstößen gegen die Sorgfaltspflichten zu identifizieren und die Verantwortlichkeit festzustellen. Dies kann die Untersuchung und Behebung von Beschwerden erschweren.
Begrenzte Ressourcen: Sowohl Unternehmen als auch Aufsichtsbehörden können begrenzte Ressourcen haben, um Beschwerden effizient und gründlich zu bearbeiten. Dies kann zu Verzögerungen und Unzulänglichkeiten in den Untersuchungen führen.
Rechtskomplexität: Die rechtlichen Anforderungen und Verfahren im Zusammenhang mit Beschwerdeverfahren und deren Umsetzung können komplex sein. Die ist insbesondere dann der Fall, wenn die Rechtslage in anderen Ländern geprüft werden muss
Mangelnde Kooperation von Unternehmen: In einigen Fällen können betroffene Unternehmen zögerlich sein, bei der Untersuchung von Beschwerden zu kooperieren oder erforderliche Maßnahmen zur Behebung von Verstößen zu ergreifen.

Maßnahmen zur wirksamen Implementierung eines Beschwerdeverfahrens nach LkSG

Klare Richtlinien und Verfahren entwickeln: Unternehmen sollten klare und verständliche Richtlinien und Verfahren für die Einreichung und Bearbeitung von Beschwerden entwickeln. Diese Richtlinien sollten einfach zugänglich sein und Informationen darüber enthalten, wie Beschwerden eingereicht werden können, was von Beschwerdeführenden erwartet wird und wie das Verfahren abläuft.
Vertraulichkeit und Schutz der Identität: Es ist entscheidend, sicherzustellen, dass Beschwerdeführende Vertrauen in das Verfahren haben. Die Vertraulichkeit ihrer Identität und der eingereichten Informationen muss gewährleistet sein, um Repressalien zu verhindern. Dies erfordert klare Maßnahmen zum Schutz der Identität der Beschwerdeführenden.
Schulung und Sensibilisierung: Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens sollten über das Beschwerdeverfahren und die Bedeutung der Sorgfaltspflichten in Lieferketten informiert werden. Schulungen können auch dazu beitragen, die Sensibilität für Menschenrechtsfragen und Umweltaspekte zu erhöhen.
Ressourcen bereitstellen: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ausreichende Ressourcen für die Implementierung des Beschwerdeverfahrens zur Verfügung stehen. Dies umfasst sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen, um Beschwerden effizient zu bearbeiten und angemessen auf sie zu reagieren.
Zusammenarbeit und Stakeholder-Einbindung: Die Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern, einschließlich zivilgesellschaftlicher Organisationen und Aufsichtsbehörden, ist entscheidend. Die Einbeziehung dieser Akteure kann dazu beitragen, die Wirksamkeit des Verfahrens zu stärken und die Überprüfung der Einhaltung zu fördern.
Dokumentation und Transparenz: Unternehmen sollten Beschwerden sorgfältig dokumentieren und transparent über den Fortschritt und die Ergebnisse der Untersuchungen berichten, ohne dabei vertrauliche Informationen preiszugeben. Die Transparenz erhöht das Vertrauen der Beschwerdeführer sowie der Stakeholder in das Verfahren.
Verbesserung und Lernen: Unternehmen sollten das Beschwerdeverfahren kontinuierlich überwachen und verbessern. Dies umfasst die Überprüfung von Beschwerden, die Analyse von Trends und die Identifizierung von Möglichkeiten zur Vorbeugung von Verstößen in der Zukunft.